Mantenimiento de aire acondicionado: cómo organizar contratos y revisiones

Dos negocios en uno: averías y mantenimientos

Una empresa de climatización vive de dos cosas muy distintas:

• Las averías (correctivo): llegan todas a la vez, con el primer calor de verdad o el primer frío. Son urgentes, se cobran bien y te desbordan.
• Los mantenimientos (preventivo): se planifican, se cobran por contrato y llenan los meses flojos.

Las empresas que mejor aguantan los picos son las que tienen una buena cartera de contratos: ingresos que se repiten, clientes que no se van con el primero que contesta y menos averías en julio, porque los equipos ya se revisaron en primavera.

Qué incluye una revisión

La lista exacta depende del equipo y del fabricante, pero en un split o una bomba de calor lo habitual es:

• Filtros: limpiarlos o cambiarlos.
• Baterías de la unidad interior y de la exterior: limpieza.
• Desagüe y bandeja de condensados: que no estén atascados (la causa de muchas «goteras» del aparato).
• Funcionamiento frigorífico: temperaturas de impulsión, presiones y señales de falta de carga.
• Control de fugas, cuando toca por normativa (más abajo).
• Parte eléctrica: conexiones, consumo y protecciones.
• Ruidos, vibraciones y soportes de la unidad exterior.
• Mando, sondas y modos de funcionamiento.
• Limpieza e higienización de la unidad interior, si está en el contrato.

Una lista así, fija para cada tipo de equipo, hace que cualquier técnico haga la revisión igual de bien, y que el cliente vea qué se hizo.

Recuerda que manipular gases refrigerantes exige la certificación de manipulador de gases fluorados (Real Decreto 115/2017).

Cada cuánto

• Equipos de casa que solo dan frío: lo habitual es una revisión al año, en primavera, antes del calor.
• Bombas de calor que se usan todo el año: dos, una antes del verano y otra antes del invierno.
• Comercios, oficinas y comunidades: lo que marque el contrato y, sobre todo, la normativa según la potencia.

La normativa que hay que mirar

Dos normas mandan en el mantenimiento:

El RITE (Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios, Real Decreto 1027/2007). Según la potencia térmica nominal instalada:

• Entre 5 y 70 kW: mantenimiento por una empresa mantenedora habilitada, siguiendo el manual de uso y mantenimiento de la instalación.
• Más de 70 kW: el titular tiene que firmar un contrato de mantenimiento con una empresa mantenedora habilitada.
• Las instalaciones muy grandes, además, bajo la dirección de un técnico titulado.

La normativa europea de gases fluorados (Reglamento (UE) 2024/573). Los equipos con una carga de 5 toneladas equivalentes de CO2 o más necesitan controles de fugas periódicos: al menos una vez al año en el tramo de 5 a 50 toneladas, y con más frecuencia por encima. La carga equivalente se calcula multiplicando los kilos de gas por su potencial de calentamiento. Un split doméstico normalmente no llega a ese umbral; un equipo de un comercio o una oficina, puede que sí.

Antes de aplicarlo a una instalación concreta, comprueba el texto vigente y lo que añade tu comunidad autónoma.

Cómo montar un contrato de mantenimiento

Un buen contrato deja claro, como mínimo:

1. Quién es el cliente y dónde están los equipos.
2. Qué equipos cubre: marca, modelo, ubicación y tipo de gas de cada uno.
3. Qué tareas se hacen y cada cuánto.
4. Qué incluye y qué no: desplazamiento, mano de obra, piezas, recarga de gas.
5. Qué pasa si hay una avería: si tiene prioridad, en cuánto tiempo vas y a qué precio.
6. Precio y forma de pago: anual, trimestral o mensual.
7. Duración, renovación y cómo darse de baja.

Lo que no está en el contrato es lo que se discute en la primera avería.

Cómo no perder ninguna visita

El problema de los contratos no es venderlos: es cumplirlos. Con veinte clientes se lleva de memoria; con doscientos, no. Lo que funciona:

• Que las visitas salgan solas del contrato, con su fecha, sin tener que acordarse.
• Avisar al cliente antes de cada visita, para no encontrar la casa cerrada.
• Agrupar las visitas por zona y hacerlas en los meses flojos (rutas para técnicos).
• Un parte con la lista de tareas, fotos y la firma del cliente en cada visita (firma digital).
• Ver qué contratos vencen pronto, para renovarlos antes de que el cliente lo piense.
• Controlar el material: filtros, gas y repuestos que se gastan en cada visita (repuestos y almacén).

Cómo se hace con FIXARR

En FIXARR el mantenimiento tiene su propia sección. Creas el contrato con el cliente, los equipos cubiertos, las tareas y su frecuencia, el precio y cómo se paga, y FIXARR genera las visitas en el calendario. De un vistazo ves las visitas de los próximos días y los contratos que vencen pronto. El técnico hace cada revisión con su lista de tareas en el móvil, con fotos y la firma del cliente.

Para las averías del verano, el resto de FIXARR: agenda de todo el equipo, asignación por zona, presupuestos con fotos y cobro en el momento. Y si quieres que el WhatsApp conteste solo en pleno pico, SOFIA, la recepcionista con IA, se paga por uso con créditos, sin cuota mensual (conoce a SOFIA).

Todo lo que hace para tu empresa: software para empresas de aire acondicionado y climatización. Sin cuotas · empiezas con 300 créditos de regalo; los detalles, en precios.