Qué papeles te piden para trabajar como técnico autónomo

La carpeta se prepara antes, no cuando te la piden

Pasa siempre igual. Te sale un trabajo bueno con una empresa que subcontrata, quedas con el encargado, os entendéis en diez minutos, y entonces te dice: "mándame los papeles y te damos de alta como proveedor". Y ahí se para todo dos semanas, porque el seguro caducó en marzo, el certificado está en un cajón y el de estar al corriente hay que pedirlo.

Ese parón te cuesta el trabajo más veces de las que crees. La empresa tiene el aviso encima y llama al siguiente.

Esto es lo que te van a pedir. No es asesoramiento jurídico: cada oficio y cada comunidad autónoma tienen sus matices, y tu gestoría es quien conoce tu caso. Pero como lista de comprobación, sirve.

El alta, que son dos y no una

Ser autónomo no es un trámite, son dos, y hacen falta los dos.

• Alta en Hacienda. La declaración censal donde declaras la actividad que vas a ejercer y el epígrafe que le corresponde. Elegir mal el epígrafe da problemas después, sobre todo si tu oficio toca instalaciones.
• Alta en el régimen especial de trabajadores autónomos de la Seguridad Social. Con su base de cotización, que se elige y se puede modificar.

Las condiciones, los plazos y las cuotas cambian con frecuencia. Míralos siempre en la Seguridad Social y en la Agencia Tributaria, no en un artículo, porque cualquier importe copiado envejece mal.

El certificado de estar al corriente de pagos

Son dos certificados, uno de la Agencia Tributaria y otro de la Seguridad Social, que dicen que no debes nada. Se piden por internet con certificado digital o Cl@ve y suelen llegar en el momento.

Te los piden porque la empresa que te subcontrata quiere asegurarse de que no arrastra tus deudas, y porque con administraciones y empresas grandes es requisito para que te paguen.

Tienen fecha de validez. No sirve el que pediste el año pasado. Vuelve a pedirlo cuando te lo pidan y guárdalo con la fecha visible.

El seguro de responsabilidad civil

Es el papel que más se pide y el que más gente tiene mal.

Cubre los daños que puedas causar mientras trabajas: la inundación del piso de abajo, el cuadro que se lleva por delante un aparato caro, el equipo que cae desde una terraza. Sin él, respondes tú con tu patrimonio.

Cuando lo contrates o lo revises, mira tres cosas:

1. Que la actividad asegurada sea la tuya. Si la póliza dice "fontanería" y tú además manipulas gas o refrigerantes, puede que eso no esté cubierto. Es el fallo más común y solo se descubre el día del siniestro.
2. La suma asegurada y las coberturas concretas. Daños a terceros, responsabilidad por trabajos terminados, y si cubre los bienes sobre los que trabajas.
3. El recibo pagado. La empresa te pedirá la póliza y el justificante de estar al corriente. Un certificado de seguro con el recibo devuelto no vale nada.

Muchas empresas exigen una suma asegurada mínima para trabajar con ellas. Pregúntala antes de contratar la póliza para no tener que ampliarla a los dos meses.

Los certificados de instalador, según tu oficio

Aquí no hay una lista única: depende de lo que toques. Los que aparecen una y otra vez son estos.

• Manipulación de gases fluorados. Necesario para manipular equipos con esos refrigerantes: aire acondicionado, bombas de calor, frío comercial. Hay distintas categorías según el tipo de equipo y la carga. Es de los que más se piden y de los que más se comprueban.
• Instalaciones térmicas en edificios (RITE). Para montaje y mantenimiento de climatización, calefacción y agua caliente sanitaria. Aquí hay un matiz que confunde a mucha gente: buena parte de estas habilitaciones son de empresa instaladora habilitada, no solo de la persona. Si trabajas por tu cuenta, puede que tengas que presentar una declaración responsable ante el órgano competente de tu comunidad autónoma para figurar como empresa instaladora.
• Instalaciones eléctricas de baja tensión. Con sus categorías, básica y especialista, según el tipo de instalación en la que intervengas.
• Instalaciones de gas. También por categorías, según los aparatos y las presiones con las que trabajes.
• Otros según el oficio y la comunidad: productos petrolíferos, protección contra incendios, agua, ascensores. Cada uno con su registro.

Dos avisos que ahorran disgustos: las habilitaciones caducan y llevar el control de las fechas es tuyo; y los requisitos concretos los fija cada comunidad autónoma, así que la referencia buena es la de tu comunidad, no la del vecino.

Prevención de riesgos y coordinación de actividades

Esta es la parte que más papeleo genera cuando entras a trabajar en las instalaciones de otro, y la que más gente descubre tarde.

La coordinación de actividades empresariales sale del artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y de su desarrollo en el Real Decreto 171/2004. En cristiano: cuando dos empresas coinciden en un mismo centro de trabajo, tienen que informarse de los riesgos y coordinarse. Ese deber de cooperación alcanza también al autónomo.

En la práctica, la empresa que te subcontrata te pedirá algún paquete de esto:

• Formación en prevención de tu oficio, con su certificado. En algunos sectores el número de horas y el contenido vienen marcados por convenio.
• Información y evaluación de riesgos de tu actividad, y las medidas que aplicas.
• Justificante de los equipos de protección que usas y de que sabes usarlos.
• Reconocimiento médico, según la actividad y lo que exija la empresa.
• Si tienes trabajadores a tu cargo, todo el bloque de prevención que le corresponde a una empresa, incluida la modalidad preventiva que hayas elegido.

Cada vez más empresas gestionan esto a través de plataformas de coordinación documental, donde subes tus papeles y el sistema los da por válidos o los rechaza. Tener la carpeta escaneada y ordenada te ahorra semanas.

El vehículo, la herramienta y los equipos

Menos vistoso, pero también te lo piden:

• Permiso de conducir en vigor y, si el vehículo es tuyo, seguro e ITV al día.
• La normativa de transporte que aplique, si mueves ciertos materiales o gases.
• Calibración de los equipos de medida, cuando el trabajo exige certificar mediciones.

Cómo se factura y qué firmas

Con la empresa firmarás un acuerdo mercantil de prestación de servicios, no un contrato de trabajo. Léelo. Fíjate especialmente en la exclusividad, en los plazos de pago, en quién pone los materiales y en las penalizaciones.

En el día a día, tres documentos sostienen el cobro: el presupuesto aceptado, el parte de trabajo firmado por el cliente y la factura. Si falta el parte firmado, cualquier discusión posterior la pierdes tú.

Y dos cosas más que ya no son opcionales: los requisitos de facturación están cambiando con la normativa antifraude, así que confirma con tu gestoría cómo te afecta a ti y en qué momento; y si tratas datos de clientes de la empresa que te subcontrata, entra en juego la protección de datos, con su acuerdo de tratamiento correspondiente.

Cuidado con el falso autónomo

Que te paguen por factura no convierte la relación en mercantil. Si te imponen horario fijo, exclusividad, presencia obligatoria en el taller y trabajas con los medios de la empresa como uno más de la plantilla, eso tiene todas las notas de una relación laboral, aunque emitas facturas.

No es un detalle menor: te afecta a las cotizaciones, a la protección si te pasa algo y a lo que puedes reclamar. Por eso conviene que la relación esté dicha con todas las letras antes de empezar. En las vacantes del portal del técnico, contrato y trabajo por cuenta propia se publican con vocabulario separado y no se pueden mezclar: o te hablan de sueldo bruto y pagas, o te hablan de tarifa, plazo de cobro y quién paga los materiales.

Ten la carpeta hecha antes de que te la pidan

Escanea todo una vez y ténlo en el móvil: alta, seguro con su recibo, certificados de instalador con sus fechas, formación de prevención, permiso de conducir. Ponle a cada archivo un nombre claro con el mes de caducidad.

Si tienes ficha en el portal del técnico, los carnets se suben una sola vez y quedan ahí para cualquier empresa que te los pida. Y si además llevas tus propios clientes, el camino del técnico autónomo te cuenta qué parte de esto se organiza sola y qué parte seguirá siendo cosa tuya y de tu gestoría.